2018/10/31

アナログな商談会がデジタル活用で変わる!
ペーパーレス化を促進する、注目の「サンプル受発注アプリ」とは?

展示会場のイメージ画像

モノやコトがネットで買えるのはもう常識、商談会でも「アナログ脱却」が進む!?

近年、AIの活用など目覚ましい進化を遂げるEC市場。一方で、今回タイトルにもあります“商談会”や“主催イベント”などのビジネスシーンにおいては、規模は違えど物販系EC同様に膨大な商品を取り扱い、あらゆる場所で商品の商談が繰り広げられているにもかかわらず、まだまだ“紙”を使った運営が多く採用されています。

リアルの場で実際に商品そのものを見たり、触れたり、食べたりできる体験型の商談会。
とても貴重なビジネスコミュニケーションの場ですが、規模が大きくなればなるほど膨大な商談情報の処理に大変時間が掛かり、せっかく来場いただいたお客様へのフォローが遅れてしまうといった課題がありました。

今回は、そんな「商談会のデジタル活用」をテーマに、従来のアナログ運用における課題から、スプラシア開発の「サンプル受発注アプリ」を使って運営いただいた最新の商談会事情まで、まるっと紹介させていただきます!

 

商談会や主催イベントでデジタル活用が進みづらいワケ

会場のインターネット環境と対策

物販系ECと商談会の決定的な違い。それはECがすべてインターネット上で完結するのに対し、商談会や主催イベントは開催会場に実際にお客様が来場し、対面で商談が行われることです。当たり前と言えば当たり前なのですが、このオンライン/オフラインの環境の差が、商談会でのデジタル活用を考える際にクリアしなければならない第一の壁となります。

インターネットにいつでもどこでも確実につながる環境が用意できるのであれば、比較的簡単に商談履歴を管理するツールが作れたりします。
ですが、実際の商談会場は、広い面積に大小様々なブースが立ち並び、大量の商品が運び込まれ、多くのお客様が来場されるといった、安定的な通信環境が整いにくい状況。そんな環境下で注文データの送受信を行う場合、携帯電話回線や会場施設が公開しているフリーWi-Fiなどの回線レベルでは、混雑による断線などで予期せぬトラブルにつながるリスクがあります。

しっかり会場全体に専用回線を引いていても、100%OKとは言い切れないネット回線問題。
オフラインで対応できるようにするなど、バックアップ策が必要となります。

 

導入コストと工数への懸念

従来、アナログ運用&社内のマンパワーで何とかこなしてきたような商談会ですと、初回導入における上申において、このコストの問題が必ずと言っていいほどご担当者様の頭を悩ませます。

しかし、実際に掛かっている社内工数や、会期後の出展社・来場者フォローの着手までに要していた時間を換算すると、かえってコストカットにつながったりします。デジタルツール活用による作業効率やデータ精度の向上によって、主催社・出展社の負担を軽減し、スピーディーなフォローができることで来場者満足につながり、新しいチャレンジをしていこうという企業姿勢をわかりやすく伝えることが可能です。

また、実際の導入コストの内訳から言うと、システム構築費より、機材やネットワーク構築に掛かる費用の割合の方が高くなるケースが多く、例えば、出展社様が利用する機材費用の一部を出展料としてご協力をお願いし、やりくりされている主催社様もいらっしゃいます。
このような導入企画なども是非ご相談いただければ幸いです!

 

商談会で注目を集める「サンプル受発注アプリ」

バーコードリーダーなんてもう古い!より使いやすいUIでコミュニケーションを潤滑に

リアルイベントに必須のオフライン対応。
現在、商談会や展示会で最も採用されているツールは、“バーコードリーダー(×紙)”です。商談会での使い方としては、来場者の入場証のJANコードと該当の商品のJANコードを読み取って、サンプルなどの注文をとり、会期後にすべてのバーコードリーダーから取得データを吸い上げてひとつにまとめるといったケースが多いですが、下記のような課題がよく聞かれます。

・すべての出展商品のJANコードシールを期日までに用意しなければならず、事前の準備が負担になる
・商談対象商品のJANコードをすべて読み取りにいかなければならず、対面接客中だとやりづらい
・どの商品のコードを読み取ったか忘れてしまう、データ取得に漏れが発生してしまう
・データの吸い上げに時間が掛かり、フォローが遅れて商談機会を逃した

そこでスプラシアでは、多数の情報をタブレットの一画面に集約し、お客様と商談する際に、画面上で対象商品の写真を見ながらサンプルの注文ができる「サンプル受発注アプリ」を、博展グループで培ったナレッジをもって開発し、今年開催された実際の商談会案件に提供させていただきました。

 

スプラシアの「サンプル受発注アプリ」の特徴

・もちろんオフライン利用可能!不安定なネット環境でも安心
・物理的なJANコードシールなどは不要で、出展商品一覧リストさえあればOK
・読み取るのは来場者の入場証のQRコードのみ!
 あとは商談しながら、サンプルが欲しい商品を画面を見て選択してもらうだけ
・商談がまとまったタイミングで、アプリの最終確認ページ上で注文した商品がすべて確認できる!
・アプリ内にたまった注文情報を、会期後まとめてWi-Fiで一括送信すればWeb管理画面にデータを自動集約

 
▼フローとしては、アカウントログインして商品を選択する物販ECに近いイメージです。
 
サンプル受発注アプリのシステム概要図

▼アプリ画面も、Web管理画面も、直感的で操作しやすいUIになっています。
 
サンプル受発注アプリの画面イメージ

集約したデータのアウトプットは、「サマリー用」「詳細集計用」「自社基幹システムへの取り込み用(CRMやSFAなど)」など、カスタマイズも可能です。

上記アプリの導入で、大幅な運営工数の削減から、データの取りこぼしの防止、本来力を入れるべきポイントであった会期後フォローへの迅速な対応着手につながり、主催社・出展社・来場者すべてにメリットを提供できる施策となりました。

 

まとめに

当社が属する博展グループでは、5年ほど前からこういったリアルイベントにおけるデータマネジメント課題の解決に積極的に取り組んでおり、グループのナレッジで培ったデジタルソリューションを使って、これまで様々なお客様のサポートをさせていただいております。

スプラシアではシステム開発の部分で、商談会をはじめとしたリアルイベントにおけるデジタル活用サポートも行っており、本記事内で紹介したような、お客様の課題解決に特化したオリジナルのアプリ開発が可能です。
また、イベント特化型パッケージとして、下記のようなイベント向けサービスも多数展開しております!

●ビジネスシーン特化型アンケートサービス「Anky(アンキー)」

●イベント・カンファレンス用スマートフォンアプリ「STAND(スタンド)」

●会場案内デジタルサイネージをより手軽に「SMP-MAP(エスエムピー・マップ)」

 
今後も、デジタルを活用する価値を感じていただけるような企画・提案をどんどんしていきたいと思っております。
デジタル活用でお困りの際は、是非お声掛け下さい!!

●イベントのご相談はグループ会社の博展まで